Niezależna Gazeta Obywatelska

Od 7 marca urzędnicy będą mieli obowiązek prowadzenia metryki każdej sprawy administracyjnej. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji określiło właśnie wzór i sposób ich prowadzenia.

Zgodnie z projektem rozporządzenia metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła ma stanowić obowiązkową część akt sprawy administracyjnej i ma być na bieżąco aktualizowana. W treści metryki uwidaczniane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w postępowaniu administracyjnym wraz z określeniem podejmowanych przez te osoby czynności.

Nowe rozporządzenie dopuszcza prowadzenie metryki sprawy zarówno w systemie informatycznym jak też tradycyjnie na papierze.

Jeśli urząd dokumentuje przebieg sprawy w systemie informatycznym to, zgodnie z projektem, za metrykę sprawy uznaje się funkcjonalność tego systemu umożliwiającą chronologiczne zestawienie czynności sprawy. Wystarczy żeby system określał datę i czas realizacji czynności, imię, nazwisko i stanowisko osoby, która czynność realizowała oraz rodzaj wykonywanej czynności.

W systemie powinny znaleźć się też odwołania do dokumentów (elektronicznych lub nieelektronicznych), do których odnoszą się poszczególne czynności.

W urzędach, w których dokumentacja sprawy powstaje tradycyjnie na papierze, obowiązek sporządzenia metryki będzie miał urzędnik prowadzący sprawę. Chodzi o wypełnienie tabeli, której wzór stanowi  załącznik do rozporządzenia MAiC.

Projekt rozporządzenia MAiC w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy stanowi wykonanie delegacji zawartej w ustawie z 15 lipca 2011 r. w sprawie zmiany ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy Ordynacja podatkowa.

Zdaniem autorów ustawy ma ona zwiększyć transparentność czynności podejmowanych w określonej sprawie administracyjnej lub podatkowej przez osoby działające w ramach i w imieniu danego organu administracji. Dzięki temu możliwa będzie kontrola podejmowanych czynności oraz identyfikacja osób uczestniczących w załatwianiu sprawy.

Sprawy bez metryki

Wkrótce będzie też wiadomo, które sprawy zostaną wyłączone spod obowiązku prowadzenia metryki. Projekt stosownego rozporządzenia ministra administracji i cyfryzacji określającego rodzaje tych spraw, zostanie niebawem opublikowany na BIP resortu.

Projekt rozporządzenia o rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryk jest wyłączony, zostanie wkrótce opublikowany na BIP resortu administracji i cyfryzacji – poinformował nas Artur Koziołek, rzecznik prasowy MAiC.

Jak podkreśla rzecznik, obowiązek prowadzenia metryki będzie dotyczył każdej prowadzonej przez urzędników samorządowych sprawy administracyjnej. Każdej, ale nie bez wyjątku: wyjątek będą stanowiły właśnie te sprawy, które zostaną określone w rozporządzeniu.

Według Artura Koziołka, delegacja ustawowa do wydania rozporządzenia w tym zakresie nie zawiera wyłączeń podmiotowych od obowiązku prowadzenia metryki.

Minister, zgodnie z nałożonym obowiązkiem, przygotował już projekt rozporządzenia w sprawie określenia rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony.

Projekt ten zostanie skierowany do uzgodnień międzyresortowych i zamieszczony na stronie BIP Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Jak informuje rzecznik, na razie nie jest jednak jeszcze możliwe podanie dokładnej daty zamieszczenia projektu na BIP resortu.

Resort finansów już w styczniu przygotował rozporządzenie, w którym określił rodzaje spraw wyłączonych spod obowiązku prowadzenia metryki. Przewiduje ono, że obowiązek prowadzenia metryki zostanie wyłączony w wypadku „prostych i powtarzalnych spraw podatkowych”. MF uzasadnia, że ma to zmniejszyć obciążenia biurokratyczne.

Metryki nie będzie w postępowaniach podatkowych dotyczących m.in. zaliczania wpłaty na poczet zaległości podatkowych, umorzenia całości lub części zobowiązań czy też wydania znaków akcyzy.

Oprac. ŁŻ, za: Samorząd PAP