Biuro rachunkowe zajmuje się wykonywaniem usług z zakresu pełnej lub uproszczonej księgowości oraz kadr i płac. Jeśli przedsiębiorca jest niezadowolony z jakości usług przez nie świadczonych może dokonać zmiany. Proces ten wydaje się skomplikowany jednak dla doświadczonego i profesjonalnego biura nie będzie on stanowił problemu. Przed dokonaniem zmiany warto wiedzieć jak płynnie zmienić biuro rachunkowe oraz kiedy jest na to najlepszy okres.
Powody zmiany biura rachunkowego
Przy starcie działalności gospodarczej przedsiębiorca najczęściej nie wie czym powinno cechować się biuro rachunkowe. Dopiero z czasem dowiaduje się czego można oczekiwać od biura, oraz jaki sposób współpracy jest dla niego najwygodniejszy. Biuro rachunkowe powinno starać się zmniejszać koszty przedsiębiorcy. Brak stałego kontaktu i współpracy księgowości, a w rezultacie brak takich informacji prowadzi do pomniejszenia zysków i może być powodem do zmian.
Kolejnym argumentem jest brak możliwości wygodnego dostarczania dokumentów. Większość nowoczesnych biur pozwala na dostarczanie dokumentów w formie elektronicznej co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę, są jednak nadal takie które wymagają dokumentów w formie papierowej. Skrajnym przypadkiem mogą być zaniedbania ze strony biura rachunkowego i doprowadzenie przedsiębiorcy do strat.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe
Księgowość można zmienić w dowolnym momencie. Zmiana jednak powinna być dokonana po zamknięciu okresu rozliczeniowego oraz złożeniu wszystkich wymaganych deklaracji. W związku z tym dla przejrzystości dokumentacji najlepszym okresem będzie przełom roku lub koniec miesiąca / kwartału. Należy zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia jaki jest zawarty w umowie. Często trwa on aż 3 miesiące. Można jednak w tym czasie podpisać umowę z nową księgowością. W umowie należy wtedy zawrzeć datę rozpoczęcia świadczenia usług. Dodatkowy czas pozwoli na weryfikację wszystkich dokumentów.
Przed podpisaniem nowej umowy upewnij się, że tym razem wybierasz dobre rozwiązanie. Więcej o tym jak sprawdzić umowę o prowadzenie księgowości, znajdziesz tutaj:
Jakie biuro rachunkowe wybrać
Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wybrać biuro rachunkowe które ma swoją siedzibę w dowolnym miejscu w Polsce. Większość biur wykonuje swoje usługi zdalnie. Jeśli jednak prowadzimy biznes w stolicy, warto wybrać biuro rachunkowe w Warszawie. W przypadku pytań, zawsze możemy umówić się na spotkanie co ułatwi proces komunikacji. Jeśli zaś prowadzimy firmę, która generuje bardzo dużą ilość dokumentów księgowych w formie papierowej, możemy umówić się z biurem rachunkowym na bieżące odbieranie faktur do księgowania. Takie usługi świadczy Keep Going Group, które odciąży Cię z wszelkich formalności związanych z biznesem!
Wymagane dokumenty
Poza podpisaniem umowy należy również wystawić pełnomocnictwo dla nowego biura rachunkowego (UPL-1). Dodatkowo należy dostarczyć dokumenty ze starego biura. Najważniejszym jest jednak zawiadomienie urzędu skarbowego o zmianie biura rachunkowego i miesca przechowywania dokumentów księgowych.
Jeśli potrzebujesz pomocy ze zmianą biura rachunkowego, skorzystaj z pomocy specjalistów z Keep Going Group!