Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnokrajowym systemem informatycznym, który pozwala przedsiębiorcom wystawiać i odbierać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Co ciekawe, program został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, a jego użytkowanie może dać korzyści podatkowe. Sprawdźmy zatem, co warto wiedzieć o KSeF. Czym wyróżnia się ten system? Jak wygląda odliczenie VAT w KSeF?
KSeF – Krajowy System e-Faktur
Czym dokładnie jest KSeF Krajowy System e-Faktur? Najłatwiej rzecz ujmując, jest to system komputerowy pozwalający generować i udostępniać faktury strukturalne. Nie zapominajmy o tym, że jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestrowania faktur w obrocie gospodarczym w Polsce. Dzięki temu systemy fakturowania oraz księgowości są połączone z KSeF, dlatego możemy bez problemu przesyłać faktury sprzedaży. Poza tym docenić trzeba możliwość odbierania faktur przez systemy księgowe, które przeszły już przez Krajowy System e-Faktur. Użytkownicy wskazują, że program posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, dając nam wiele nowych możliwości.
Data wystawienia faktury w KSeF
Czego dotyczy data wystawienia faktury w KSeF? Ustawa o VAT wskazuje, że fakturą ustrukturyzowaną jest dokument wystawiony w dniu jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że data wygenerowania dokumentacji w systemie nie jest jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona. Ponadto, nie zapominajmy o tym, że po 30 czerwca 2024 roku konieczne będzie korzystanie z systemu – w przeciwnym razie faktura nie będzie stanowić dokumentu księgowego. Istotnym polem struktury XML jest tutaj P_1, wskazujące na datę wystawienia faktury. Należy ją uzupełnić podczas wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Co ciekawe, data podana we wspomnianym polu jest datą wskazaną jako jej wystawienie. Z kolei pole Data Wytworzenia Fa ma techniczny charakter – jest to data generowana przez system oraz czas wystawienia faktury. W efekcie widzimy jasno, że daty wytworzenia dokumentu w systemie księgowym i daty wystawienia strukturalnej faktury mogą być różne.
Odliczenie VAT w KSeF
Użytkownicy z pewnością chcą wiedzieć, że czym wiąże się odliczenie VAT w KSeF. Faktem jest, że czynny podatnik VAT może skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT z faktury, która dokumentuje towar lub usługę wtedy, gdy nie zostały one przeznaczone jedynie na sprzedaż zwolnioną z VAT, na użytek prywatny oraz są przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w całości lub w części.
Nie bez znaczenia jest to, że prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za miesiąc, w którym dla danych towarów powstał obowiązek podatkowy. Zadaniem nabywcy jest zatem zweryfikowanie takiego obowiązku. Poza tym musimy posiadać fakturę, która stanowi najważniejszy dokument w obrocie towarami. Ustawa o VAT wskazuje, że faktura strukturalna jest uznawana za otrzymaną za pomocą KSeF w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego przez system. Moment przydzielenia numeru jest także momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej. To oznacza, że w tej chwili można skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego.
Jeśli nabywca nie zgadza się na otrzymywanie dokumentów z KSeF, wtedy trzeba zastosować prawo do odliczenia zgodnie z ogólnymi zasadami, wskazanymi w przepisach prawnych. Gdy sprzedawca wystawi faktury w systemie KSeF i musi także zastosować fakturę korygującą, należy to wykonać także jako fakturę ustrukturyzowaną w Krajowym Systemie e-Faktur. Przestrzeganie przepisów i zasad dotyczących KSeF z pewnością pozwoli nam spać spokojnie.